SZJ a procesy wydzielone na zewnątrz (ang. otsourced)

1. Wprowadzenie

Celem tego dokumentu jest wyjaśnienie ostatniego paragrafu punktu 4.1 ISO 9001:2008, traktującego o relacji SZJ do procesów wydzielonych poza firmę (ang. outsourced).

ISO 9001:2008 pkt 4.1 ostatni akapit stwierdza:

„Jeżeli organizacja wydziela na zewnątrz jakikolwiek proces, który wpływa na zgodność produktu z wymaganiami, powinna zapewnić nadzór nad takim procesem. Sposób prowadzenia nadzoru powinien być określony w ramach SZJ

2. Co jest procesem wydzielonym na zewnątrz (ang. outsourced)?

The Oxford English Dictionary definiuje czasownik „outsource” jako „uzyskiwanie czegoś w oparciu o umowę, ze źródła znajdującego się poza organizacją; zamawianie czegoś (m. in. pracy) na zewnątrz”.

W kontekście ISO 9001:2008 “proces wydzielony na zewnątrz” jest niezbędny w SZJ ale został wyznaczony do realizacji przez instytucję zewnętrzną.

Uwaga: W ISO 9000:2008 definicja 3.4.1 określa „proces” jako „zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia”.

Proces wydzielony na zewnątrz może być realizowany przez dostawcę zupełnie niezależnego od organizacji lub przez organizację z którą istnieją powiązania kapitałowe lecz jej działalności nie są objęte SZJ organizacji.

Proces może być wykonywany na terenie organizacji a nawet w tej samej hali lub w dowolnym miejscu poza siedzibą organizacji.

3. Powody zaistnienia ostatniego akapitu punktu 4.1.

Powodem stworzenia tego wymagania jest uświadomienie organizacji że ponosi ona odpowiedzialność za procesy wydzielone na zewnątrz.

Jeżeli proces taki wpływa na zgodność wyrobu z wymaganiami (patrz ISO 9001:2008 pkt 7.2.1), nie może on być zignorowany lub wyłączony z SZJ.

Organizacja musi zademonstrować, że ma nad takim procesem odpowiedni nadzór i że jest on prowadzony zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami ISO 9001:2008 i wszystkimi innymi wymaganiami ujętymi w SZJ organizacji.

Sposób nadzoru będzie uzależniony m. in. od istotności tego procesu, ryzyka jakie jest z nim związane, oraz możliwości / zdolności spełnienia przez dostawcę wymagań stawianych procesowi.

Wydzielony proces pozostaje w interakcji z innymi procesami SZJ organizacji (mogą one być prowadzone przez organizację bądź również być wydzielone).

Interakcjami takimi należy zarządzać – patrz ISO 9001:2008 punkt 4.1 lista numerowana, podpunkty a i b).

4. Nadzór nad procesami wydzielonymi na zewnątrz

Pozyskanie dostawców do realizacji wydzielonych procesów będzie realizowane zgodnie z wymaganiami punktu 7.4 (Zakupy) i punktu 4.1 (Wymagania ogólne).

Uwaga: W pewnych sytuacjach, organizacja nie “kupuje” wydzielonego procesu w sensie tradycyjnym. Jak nadmieniono w roz. 3, organizacja może uzyskiwać usługę z firmy powiązanej kapitałowo bez przepływu środków finansowych. Mimo to wymagania punktu 7.4 (Zakupy) i punktu 4.1 (Wymagania ogólne) muszą dla tej usługi zastosowane.

Istnieją dwie sytuacje gdy rozważamy rodzaj nadzoru nad procesem – dostosowany do procesu:

Kiedy organizacja ma kompetencje i możliwości aby realizować ten proces ale wybiera realizowanie go na zewnątrz (z powodów kosztowych, handlowych bądź jeszcze innych).

W takiej sytuacji kryteria nadzoru nad procesem powinny być zdefiniowane wcześniej, i mogą zostać przekształcone w wymagania dla dostawcy.

Kiedy organizacja nie ma kompetencji aby realizować ten proces samodzielnie i dlatego wybiera realizowanie go na zewnątrz.

W takiej sytuacji organizacja powinna uzyskać obiektywną pewność, że parametry nadzoru proponowane przez dostawcę są adekwatne. W niektórych przypadkach należy zatrudnić do przeprowadzenia takiej oceny zewnętrznych specjalistów.

Przydatnym a nawet koniecznym może okazać się zdefiniowanie niektórych lub wszystkich metod sterowania procesem w umowie pomiędzy organizacją i dostawcą. Należy jednak zadbać aby umowa nie uniemożliwiała dostawcy wprowadzania usprawnień w procesie.

W niektórych sytuacjach kontrola jakości wyjść takiego procesu poprzez monitoring i pomiary może nie być możliwa.

W takim przypadku organizacja powinna upewnić się, że nadzór dostawcy nad takim procesem zawiera walidację, zgodnie z ISO 9001:2008 pkt 7.5.2.

Artykuł został oparty na dokumencie: ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 Grudzień 2003.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Anti-Spam Quiz: